La gestion des capacités disponibles

Le support indispensable à la gestion de crise sanitaire

Le module Lits disponibles, actuellement présent sur le Portail de santé PACA, va se voir remplacer, au second semestre 2019, par une nouvelle version : les Capacités disponibles.

Cette nouvelle version prend en compte, à la fois les nouveaux enjeux décrits dans le guide 2019 de gestion des tensions hospitalières et des situations sanitaires exceptionnelles au sein des établissements de santé, ainsi que les recommandations FEDORU sur le Gestion des épisodes de tension en établissement. Le module Capacités disponibles est le service support à cette gestion.

Comme le stipule le Guide d’aide à la préparation et à la gestion des tensions hospitalières et des situations sanitaires exceptionnelles, “la préparation des établissements de santé à la gestion des tensions hospitalières et des SSE est essentielle car elle permet d’adapter rapidement les organisations internes de chaque établissement pour notamment en mobiliser leurs ressources, dès lors qu’un événement vient perturber le fonctionnement nominal de l’établissement. Chaque établissement de santé doit décliner dans son plan de gestion des tensions hospitalières et des SSE, un arsenal de mesures graduées activables en fonction de la nature, de l’ampleur et de la cinétique de l’événement. L’objectif est d’optimiser la prise en charge des patients lors d’événements graves et/ou inhabituels, tout en garantissant la continuité et la qualité des soins.
[…] il convient d’identifier les capacités de l’établissement qui seront impactées et nécessiteront de facto une montée en puissance. Il est préférable de distinguer les capacités de prise en charge adultes, pédiatriques et les patients nécessitant une prise en charge spécifique au sein de plateaux hautement spécialisés.”

Afin de répondre aux nouvelles exigences et recommandations relatives à la gestion des situations sanitaires exceptionnelles, le module Capacités disponibles permet concrètement :

un suivi précis et adapté des capacités en lits/places aussi bien en situation normale que lors d’événements exceptionnels, en assurant une meilleure interaction avec les modules HET et SSE (plan blanc) ;
un suivi distinct des capacités des ressources médico-techniques, notamment les blocs en service, les places en salles de réveil et capacités en chambres mortuaires ;
une possibilité de saisie des capacités (places) pour les structures médico-sociales (uniquement pour l’hébergement des personnes âgées actuellement) ;
de permettre aux établissements qui le souhaitent, la mise en place d’un flux d’intégration des données de disponibilité des éléments de synthèse adaptés (cumul par discipline) ;
d’organiser la saisie du prévisionnel de fermeture de lits et d’assurer un mécanisme de relance des saisies ;
de garantir une précision accrue des causes de fermetures prévisionnelles de lits et de leur capacité à assurer une réouvrabilité lors de période de crise ;
une reprise des tableaux de bord des serveurs de veille et d’alertes, avec la visualisation de la variabilité des capacités dans le temps (passées ou futures pour les prévisions de fermetures de capacités) ;
de calculer un taux d’exhaustivité de saisie des capacités disponibles dans l’objectif d’atteindre un taux satisfaisant de saisie par établissement ;
d’envisager une ouverture de la visualisation des capacités disponibles aux régions limitrophes (alimentation par flux uniquement).

Ce module répond à la fois à :

un besoin opérationnel, en donnant une vision des capacités synthétique, ciblée ou contextuelle (par région, par discipline, en situation HET ou SSE) ;
un besoin analytique, en donnant une vision dans le temps pour anticiper une situation à venir, contrôler une évolution ou analyser une situation.

Lors de situation de tension ou de crises sanitaires (pannes, épidémies, catastrophes), les acteurs concernés peuvent ainsi suivre en continu, sur tout le territoire, et de façon ciblée, l’évolution des capacités disponibles. Ceci permet de mettre en place des réponses rapides et adaptées aux diverses situations (libérations de lits, réorganisation de l’accueil des patients, mobilisation et rappel de personnels, organisation des transferts de patients…).

Voici une présentation du module en vidéo

Quelques concepts à comprendre

Lit disponible : Tout lit dans lequel peut être couché un patient, et pour lequel le personnel nécessaire est présent. Ce lit ne doit pas être réservé dans les 24h.

Cette définition peut être graduée en fonction du niveau de tension de l’établissement :

en situation de tension, ce lit ne doit pas être réservé pour les entrées du matin ;
en situation de crise avancée, il s’agit de tout lit inoccupé, même réservé.

Capacité prévisionnelle :

Lit réservé : Lit non occupé en attente d’une entrée programmée à H=<24 ou à H>24.
Lit libérable (sortie prévue) : Lit actuellement occupé par un patient qui ne nécessite plus de soins relevant de la spécialité, en attente de mutation, de transfert ou de sortie à H=<24 ou à H>24.

Lit installé : Capacité opérationnelle permanente modifiable depuis la fiche unité.

Lit fermé : Capacité non disponible sur la capacité installée pour cause de fermeture conjoncturelle (manque de personnel, désinfection, travaux non prévus, panne) ou fermeture prévisionnelle (module de fermeture des lits).

Lit fermé réouvrable : Sur les lits fermé, capacité qui pourrait être rendue disponible en situation de crise (des patients pourraient y séjourner si renfort de personnel, report d’une période de travaux programmés).

Capacité supplémentaire : La capacité supplémentaire est :

soit un lit ajouté dans lequel peut être couché un patient (brancard, chambre dédoublable, lits ajoutables),
soit une place convertible en lits (ambulatoire, hospitalisation de jour, de nuit et de semaine).

Capacité HET/SSE : La capacité HET/SSE est égale à la capacité habituelle (installée) + la capacité supplémentaire ou uniquement la capacité convertible en lits dans le cas d’un mode de prise en charge non complet (ambulatoire, hospitalisation de jour, de nuit, de semaine).

Capacité mobilisée : Lors d’une situation de crise (tension, SSE), capacité mise à disposition indépendamment des capacités supplémentaires.

Place : Dans le domaine sanitaire, nombre de places installées en hospitalisation partielle ; dans le domaine médico-social, les places sont des capacités d’accueil ou de prise en charge.

Bloc en service : Salle de bloc opérationnelle (locaux et personnel disponible)

Salle de réveil disponible : capacité disponible dans la salle de réveil

Chambre mortuaire disponible : capacité disponible des cases réfrigérées

Disponibilité de prise en charge dans les structures médico-sociales personnes âgées : places disponibles, places fermées ou places en liste d’attente par type d’hébergement (chambres simples, doubles, F1, F1bis, F2, F3).